Quan les reunions es converteixen en un problema

Durant una recent intervenció de consultoria en Recursos Humans dins d’una empresa tecnològica, vam identificar que les reunions s’havien convertit en un autèntic problema tant pels responsables d’equips com pels mateixos equips. Fonamentalment, ens vam trobar que les reunions s’havien convertit en una font de problemes per diverses raons:

• Una agenda saturada de reunions freqüents i seguides que consumien molt de temps i no estaven ben estructurades.
• Experimentació de fatiga física i psicològica, afectant la concentració i contribució en les constants reunions.
• Limitació del temps per fer la feina individual.
• La percepció de passar massa temps en reunions sense una clara aportació de valor impactava en la moral i la satisfacció laboral.

 

Un excés de reunions és en realitat un símptoma d’alguna cosa més. Quelcom pitjor. De què són símptoma? Principalment, aquestes reunions freqüents són indicatius de:

• Símptoma d’un procés disfuncional. L’excés de reunions revela un procés operatiu trencat. Utilitzem reunions com un recurs fàcil quan no sabem com abordar el projecte o no estem disposats a invertir en un procés eficient que condueixi directament a l’objectiu.
• Símptoma de maniobres d’estatus. La sobre programació de reunions sovint és un indici de la cerca d’estatus. Anhelem ser convocats a reunions per destacar la nostra importància, donant a entendre a altres la rellevància de les nostres responsabilitats a través d’un calendari replet. El nostre seient a la taula es torna més valuós que ser útils quan estem asseguts allà.
• Indicador de no saber quines són les nostres feines. Confonem reunions amb productivitat i no sabem com justificar la nostra feina sense elles. Així ens convencem que el nostre treball són les reunions, o que les reunions inaccessibles són la raó per la qual no podem ser més productius.
• Substitució de comunicació ordinària. La tendència a dependre exclusivament de reunions per la comunicació rutinària i operativa reflecteix un problema més ampli. Els equips poden arribar a dependre tant de les reunions que perden la capacitat de comunicar-se de manera efectiva d’altres maneres, sigui presencial o online.

 

Per evitar aquests problemes, és important tenir en compte aquests punts:

• Cada reunió ha de tenir un propòsit definit i objectius clars. Això assegura que la reunió sigui rellevant i productiva.
• Planificar una agenda per cada reunió i compartir-la amb anticipació. Això ajuda a mantenir l’enfocament i garanteix que es cobreixin els temes rellevants.
• Convocar només a les persones la presència de les quals és rellevant per assolir els objectius de la reunió. Evitar incloure persones que no tenen un paper actiu en els temes a tractar.
• Mantenir les reunions curtes i concises. Establir límits de temps ajuda a mantenir l’atenció i a optimitzar l’ús del temps de tots els participants.
• Després de cada reunió, avaluar la seva eficàcia. S’han assolit els objectius? Hi ha hagut oportunitats de millora?

 

En resum, la freqüència de les reunions no constitueix inherentment un problema. Així i tot, resulta crucial garantir que cada reunió sigui significativa, eficaç i essencial per evitar impactes negatius en la productivitat i la moral de l’equip.