Cuando las reuniones se convierten en un problema

Durante una reciente intervención de consultoría en Recursos Humanos dentro de una empresa tecnológica, identificamos que las reuniones se habían convertido en un auténtico problema tanto para los responsables de equipos como para los propios equipos.  Fundamentalmente, nos encontramos con que las reuniones se habían convertido en una fuente de problemas por diversas razones:

• Una agenda saturada de reuniones frecuentes y seguidas que consumían mucho tiempo y no estaban bien estructuradas.
• Experimentación de fatiga física y psicológica, afectando la concentración y contribución en las constantes reuniones.
• Limitación del tiempo para realizar el trabajo individual.
• La percepción de pasar demasiado tiempo en reuniones sin un claro aporte de valor impactaba en la moral y la satisfacción laboral.

 

Demasiadas reuniones son en realidad un síntoma de algo más. Algo peor. ¿De qué son síntoma? Principalmente, estas reuniones frecuentes son indicativos de:

• Síntoma de un proceso disfuncional. El exceso de reuniones revela un proceso operativo roto. Utilizamos reuniones como un recurso fácil cuando no sabemos cómo abordar el trabajo o no estamos dispuestos a invertir en un proceso eficiente que conduzca directamente al objetivo.
• Síntoma de maniobras de estatus. La sobre programación de reuniones a menudo es un indicio de la búsqueda de estatus. Anhelamos ser convocados a reuniones para destacar nuestra importancia, dando a entender a otros la relevancia de nuestras responsabilidades a través de un calendario repleto.  Nuestro asiento en la mesa se vuelve más valioso que ser útiles cuando estamos sentados allí.
• Indicador de no saber cuáles son nuestros trabajos. Confundimos reuniones con productividad y no sabemos cómo justificar nuestro trabajo sin ellas. Así nos convencemos de que nuestro trabajo son las reuniones, o que las reuniones inaccesibles son la razón por la que no podemos ser más productivos.
• Sustitución de comunicación ordinaria. La tendencia a depender exclusivamente de reuniones para la comunicación rutinaria y operativa refleja un problema más amplio. Los equipos pueden llegar a depender tanto de las reuniones que pierden la capacidad de comunicarse de manera efectiva de otras maneras, ya sea presencial u online.

 

Para evitar estos problemas, es importante tener en cuenta estos puntos:

• Cada reunión debe tener un propósito definido y objetivos claros. Esto asegura que la reunión sea relevante y productiva.
• Planificar una agenda para cada reunión y compartirla con anticipación. Esto ayuda a mantener el enfoque y garantiza que se cubran los temas importantes.
• Convocar solo a las personas cuya presencia es relevante para lograr los objetivos de la reunión. Evitar incluir a personas que no tienen un papel activo en los temas a tratar.
• Mantener las reuniones lo más cortas y concisas posible. Establecer límites de tiempo ayuda a mantener la atención y a optimizar el uso del tiempo de todos los participantes.
• Después de cada reunión, evaluar su eficacia. ¿Se lograron los objetivos? ¿Hubo oportunidades de mejora?

 

En resumen, la frecuencia de las reuniones no constituye inherentemente un problema. Sin embargo, resulta crucial garantizar que cada reunión sea significativa, eficaz y esencial para evitar impactos negativos en la productividad y la moral del equipo.